يزدحم سوق التكنولوجيا القانونية سريع النمو بمجموعة كبيرة من الأدوات التي تقدمها شركات تقنية متنوعة، وتقوم بترويج تلك الأدوات لشركات ومكاتب المحاماة والإدارات القانونية.
ماهو برنامج مكتب المحاماة ؟
يشير مصطلح “برنامج مكتب المحاماة” إلى المنصات المصممة خصيصًا للتعامل مع العمليات القانونية ، مثل إدارة القضايا والجلسات والمهام والتوقيع الإلكتروني الآمن أو مراجعة العقود . هناك مجموعة واسعة من البرامج القانونية المخصصة فقط لشركات المحاماة وإدارتها.
من يستخدم برنامج مكتب المحاماة؟
الحل الأمثل للبرامج القانونية يقوم بتوصيل محامي الشركة بزملائهم في العمل في مجال المشتريات والمبيعات والموارد البشرية وغير ذلك لدعم نهج موجه نحو الفريق لإدارة المخاطر وتحقيق أهداف العمل. يجب أن يضمن البرنامج القانوني اليوم بقاء خطوط الاتصال مفتوحة حتى تتمكن من الاستمرار في حماية أصول الشركة مع تكييف الذكاء الاصطناعي والحلول الآلية لخدمة أهداف العمل الأساسية.
في حين أنه من المهم أن يتم تصميم برنامج مكتب المحاماة مع وضع احتياجات المحامين في الاعتبار – من الواضح أنه من المهم أيضًا أن يدرك منتجو البرامج حقيقة أن العمليات القانونية تمس إلى حد كبير كل فريق في العمل. يجب أن يكون سهل الاستخدام بما يكفي لاستخدامه من قبل غير المحامين أيضًا.
هل أحتاج إلى برنامج مكتب المحاماة؟
هل لديك فهم واضح لاحتياجات عملك؟ حدد بيانات المشكلة لكل قضية. تعاون مع أصحاب المصلحة عبر منشأتك لفهم كيفية قيامهم بأدوارهم. بالنسبة للعمليات القياسية ، اطلب منهم تحديد مسارات العمل الدقيقة التي يتبعونها ، مع إيلاء اهتمام خاص للمهام الفردية التي يكملونها والقرارات التي يتخذونها على طول الطريق.
مع توضيح هذه التفاصيل بوضوح ، يمكنك تحديد ميزات وإمكانيات برنامج مكتب المحاماة المحددة التي يجب أن تحل تحدياتك الفريدة. ولكن بدون القيام بالعمل الجاد مسبقًا لتحديد المشكلة الدقيقة التي تتطلع إلى حلها ، فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر إلى إنفاق الكثير من الوقت والمال على تطبيق قد يفشل على الأرجح.
ميزات برنامج محاماة
- يمكًنك برنامج مكتب المحاماة من انشاء سجل خاص بكل عميل على حدى ومتابعة تاريخ القضايا والاستشارات والملاحظات ومواعيد المقابلات ، إضافة الى تعيين محامي لكل عميل ومتابعة عمل المحامي مع العملاء و قضاياهم و استشاراتهم.
- إمكانية إعطاء صلاحيات مختلفة لكلً من الموظفين و المحامين حسب الدور والوظيفة الموكلة اليه ، بحيث تكون هذه الصلاحيات كاملة تتيح لهم الأريحية في التعامل مع العميل و إضافة ملاحظاتهم الى البرنامج ، كما تتيح لمدير المكتب إمكانية الإحاطة بسير العمل ومعرفة سبب المشكلة اذا حدث خطأ ما ومعرفة المسؤول عن هذا الخطأ.
- متابعة ومراقبة عمل الموظفين ومعرفة كل خطوة يقوم بها الموظف و كيفية تعامله مع العملاء بسهولة و بضغطة زر.
- يتيح البرنامج إمكانية انشاء ملف لكل قضية على حدى وتصنيف هذه القضايا بشكل سهل ، للتمكًن من متابعة القضايا ومعرفة مواعيد الجلسات وتدوين الملاحظات عن كل جلسة وما حدث فيها.
- يمكنك من انشاء نظام محاسبي خاص بمكتبك يمكنك من اصدار الفواتير والسندات وإصدار الدفعات المالية(نظام التقسيط) وتسجيل المبلغ المتفق عليه في القضية و الدفعات المقدمة و المبلغ المتبقي،
كما يمكن موازنة الايرادات والمصاريف بشكل يومي ومعرفة صافي الربح بكل سهولة.
فوائد برنامج مكتب المحاماة لادارة المستندات القانونية
ان استخدام برنامج المحاماة يحقق فوائد كبيرة تعود على المحامي او الشركة وأهم هذه الفوائد هي:
-
تصنيف وفرز الوثائق والمستندات
عندما يعمل المحامي على حل قضية ما ، فإنه يحتاج للوصول الى كافة الأوراق الخاصة بهذه القضية .
و البحث عن هذه الأوراق بالطريقة اليدوية التقليدية يستغرق وقت كبير ومن الممكن ان يبوء بالفشل ، لذلك يمكًننا استخدام برنامج المحاماة من الوصول الى هذه المستندات بسهولة عن طريق تصنيف هذه المسنتدات حسب نوعها للوصول الى الأوراق المطلوبة بأكبرسرعة ممكنة.
-
حفظ الوثائق بطريقة امنة
يتم الحفاظ على الوثائق وأمنها من خلال تحديد صلاحيات المستخدمين و السماحيات المتاحة لهم والتي تعطي كل مستخدم السماحية بالوصول الى معلومات معينة والتعديل عليها.
-
تدقيق الوثائق القانونية
يتم ذلك عن طريق تدقيق آخر التعديلات ومعرفة المستخدم الذي قام بالتعديل و بأي وقت اجرى هذا التعديل.
-
السرعة في الوصول الى المطلوب
يتم باستخدام برنامج المحاماة الوصول الى المعلومات المطلوبة عن طريق البحث عن جملة معينة او بالبحث عن كلمة او اسم معين.
وبهذا نجد أن استخدام برنامج المحاماة قدم تسهيلا كبيرا للمستخدمين و المحامين ووفًر عليهم الكثير من الوقت و الجهد في الوصول الى المعلومات و المستندات اللازمة ومتابعة القضايا و معرفة الجلسات التابعة لكل قضية وتاريخها والاحداث التي مرت بكل جلسة بضغطة زر ، بالإضافة الى متابعة عمل الموظفين لديهم و إدارة مكاتبهم بالطريقة الصحيحة وبابسط الطرق.
